Über die Registerkarte <Auftragsabwicklung> im Arbeitsplatz gelangen Sie zur Rubrik <Verkaufsbeleg>, wo sie sämtliche Verkaufsvorgänge erfassen und bearbeiten können.
Die Oberfläche der Belegerfassung
Die Register der Belegerfassung
•Belegkopf
Im Belegkopf sind die wichtigsten Daten des Beleges ersichtlich. So sind unter anderem die Belegnummer, das Datum, der Bearbeiter und ähnliches dargestellt.
•Position
In diesem Register werden sämtliche Artikel und Dienstleistungen der unterschiedlichen Belegarten erfasst.
•Adressen
In diesem Bereich finden Sie die hinterlegten Adressdaten wie z.B. Auftraggeber/Rechnungsempfänger, Lieferanschrift, Abweichenden Rechnungsempfänger sowie auch Sonstige Informationen wie die Besteuerung, UID-Nummer und die Währung des Kunden.
•CRM
Dieser Bereich liefert Ihnen die Möglichkeit dem Beleg z.B. eine Phase, Abschlussgrund sowie eine Wahrscheinlichkeit zu hinterlegen.
Nach diesen Werten kann in anderen Bereich gefiltert werden wodurch eine leichtere Bearbeitung ermöglicht wird.
•Belegdetails
In den Belegdetails finden Sie weitere Angaben, welche für die Verarbeitung eines Beleges benötigt werden. Einige dieser Angaben werden automatisch mit den hinterlegten Daten aus dem Adressstamm befüllt.
Hier sind unter anderem die Kostenstelle, der Kostenträger, die Besteuerungsart und die
UID- Nummer ersichtlich.
•Belegfuß
Hier wird der Netto-, Steuer- und Bruttobetrag des Beleges ausgewiesen. Des weiteren können Sie im Feld <Memo> Informationen zum Beleg hinterlegen und im Feld <Schlusstext> den Schlusstext des Belege auswählen und ändern.
Die Funktionen der Belegerfassung
Über die Schaltfläche <Funktion> im oberen Bereich des Eingabefeldes können folgende Funktionen aufgerufen werden:
•Neu
Über diese Funktion werden neue Verkaufsvorgänge angelegt. Sie haben hier die Möglichkeit eine Auswahl der gewünschten Belegart vorzunehmen.
•Übernahme in
Durch die Funktion <Übernahme in> werden, abhängig von der Belegart des aktuellen Beleges, Folgebelege mit den Belegdaten des ursprünglichen Beleges erstellt.
Somit haben Sie die Möglichkeit einen bestehenden Lieferschein ohne Aufwand in eine Rechnung zu übernehmen.
Hinweis: Es werden die Belegarten angeboten, welche als Folgebelege eines Ursprungsbeleges zugelassen sind.
•Speichern, Löschen, Verwerfen
Diese Funktionen ermöglichen das Löschen, Speichern und Verwerfen von Belegen.
Hinweis: Die Funktion <Löschen> kann nur bei bestimmten Belegarten durchgeführt werden.
•Drucken, Senden, Exportieren
Über diese Funktion bieten Ihnen die Möglichkeit Belege zu drucken, senden oder zu exportieren.
Nach Auswahl der Funktion <Drucken> wird der Beleg automatisch gespeichert und kann anhand einer Druckvorschau, vor dem eigentlichen
Druckvorgang, durchgesehen werden.
Um Rechnungen bequem via E-Mail zu verschicken, dient die Funktion <Senden>. So können Sie aufgrund eines zusätzlichen Fenster den E- Mailempfänger
und die Betreffzeile eingeben. Der Beleg wird automatisch in Form eines PDF- Dokumentes als Anhang der E- Mailnachricht angefügt.
Hinweis: Zum Nutzen dieser Funktion müssen die E- Mail Konfigurationen im Bereich Grundlagen/Mandanteneinstellungen/Diverse richtig hinterlegt sein.
Die Funktion <Exportieren> dient zur Umwandlung eines Beleges in ein Microsoft Word oder Excel Dokument, sowie zur Erstellung einer PDF- Datei mit Hilfe des
Acrobat Readers.
•Extras
Folgende Funktion sind über <Funktion/Extras> verfügbar:
Adressänderung |
Diese Funktion ermöglicht die Änderung des Belegempfängers. Des weiteren können Sie hier eine Lieferanschrift und den Auftraggeber ergänzen. |
Kommunikation |
Dient zur Hinterlegung eines Ansprechpartners des Belegempfängers. Ebenso kann man unter dieser Funktion den elektronischen Briefversand mittels E-Mail aktivieren oder direkten Kontakt zum Kunden aufnehmen, wenn Ihr AEVO® ERP-System an ein Telefonnetz angebunden ist. |
Liefer-/Leistungszeitraum |
Hier kann der Abrechnungszeitraum festgelegt werden. |
Mengenabgleich |
Über diese Funktion wird ein Mengenabgleich mit dem Basisbeleg durchgeführt. |
Wechselkursparität |
Über diesen Punkt können die aktuellen Kurse hinterlegt sowie der Wechselkurs berechnet werden. |
Intervall |
Mit dieser Funktion können Sie der Belegart <Vorlage> einen Intervall vergeben der im Zusammenhang mit dem Modul <Vorlagen verarbeiten> benötigt wird damit z.B. Wartungsverträge monatlich automatisch vorgeschlagen werden und sofort daraus eine Rechnung erstellt werden kann. |
Teil-/Abschlagsreferenz |
Diese Funktion öffnet die Teil-/Abschlagsreferenzen eines Belege, sofern diese vorhanden sind. |
Preiskalkulation |
Mit Hilfe der Preiskalkulation können Sie einen prozentualen Preisaufschlag bei sämtlich erfassten Artikel und Dienstleistung anhand der Preisbasis <Preisliste> oder <Einkaufspreis> vornehmen. Hinweis: Die hier vorgenommene Preiskalkulation bezieht sich nur auf die Artikel, welche im Beleg erfasst wurden und wird nicht in den Artikelstamm übernommen. |
Preisaktualisierung |
Hier wird eine Preisaktualisierung anhand der hinterlegten Preise im Artikelstamm durchgeführt. Somit haben Sie die Möglichkeit, Preisänderungen in den Beleg zu übernehmen, ohne das Sie den Artikel neu erfassen müssen. |
Etiketten drucken |
Diese Funktion löst den Etikettendruck aus, wodurch Artikeletiketten von den erfassten Positionen gedruckt werden. Hinweis: Wird ein Artikeletikett aus der Auftragsabwicklung erzeugt, wird die Bezeichnung 1 und 2 sowie der Dimensionstext und Langtext aus der Erfassung herangezogen. Lesen Sie dazu mehr im Bereich <Artikeletikett>. |
Aufgabe |
Über diese Funktion können Sie ein Aufgabe zu einem Beleg hinterlegen. |
•Suchen
Bestehende Belege können über die Funktion <Suchen> auf verschieden Wege gefunden und aufgerufen werden. So bietet Ihnen die Suchfunktion
unterschiedliche Selektionskriterien zur erfolgreichen Suche von Belegen an.
•Vorherige Belege
Sie können auf acht Belege, welche zuletzt verwendet wurden, über die Funktion <Vorherige Belege> zugreifen.