Diese Funktion dient zur Ausgabe der Rechnungsausgänge und zu einer eventuellen Übergabe der Rechnungsausgänge in ein Finanzbuchhaltungsprogramm.
Sie öffnen das Rechnungsausgangsbuch über <Auftragsabwicklung/Rechnungsausgangsbuch> im Arbeitsplatz.
Im ersten Feld wird festgelegt, welche Art von Druck vorgenommen wird. Sie haben die Möglichkeit einen unverbindlichen Infodruck, eine endgültigen Druck und einen Archivdruck durchzuführen.
•Unverbindlicher Infodruck
Wenn Sie eine Infodruck über die Rechnungsausgänge gewählt haben, haben Sie die Möglichkeit im ersten Schritt des Assistenten das Kontrollkästchen <Alle Belege> zu aktivieren.
Wenn dieses Funktion aktiviert ist, werden alle Belege, unabhängig davon ob sie bereits verbucht und als <erledigt> gekennzeichnet sind, für den Druck herangezogen.
Hinweis: Diese Funktion steht Ihnen nur im Infodruck zur Verfügung.
Im zweiten Schritt werden mit Hilfe des Kontrollkästchens <Nicht gedruckte Belege ausweisen> sämtliche Belege, die noch nicht gedruckt wurden oder via elektronischen Briefversand übermittelt wurden, im Infodruck berücksichtigt.
Hinweis: Sofern ein Beleg gedruckt wird, oder in elektronischer Form (E-Mail) an den Empfänger übermittelt wurde, wird automatisch vom System im Hintergrund ein Druckkennzeichen an den Beleg angefügt. Wenn Sie nicht möchten, dass Belege die noch nie gedruckt wurden, in den Infodruck eingebunden werden,, darf dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert werden.
Im unteren Bereich kann eine Selektion der Daten, die im Infodruck inkludiert werden sollen, durchgeführt werden. Sie haben hier die Möglichkeit eine Selektion anhand des Belegdatums und/oder über die Belegnummern durchzuführen.
Im letzten Schritt können Sie festlegen, ob zusätzlich ein Protokoll mit dem Erlöscodenachweis und dem Kostenstellen-/trägernachweis ausgegeben werden soll.
•Endgültiger Druck
Ein endgültiger Druck führt die Übergabe der Rechnungsausgänge in das Finanzbuchhaltungsprogramm durch. Des Weiteren wird Ihnen eine ein Protokoll über die Durchführung nach der Übergabe ausgegeben.
Nach Auswahl der Ausgabe <endgültiger Druck> können Sie im zweiten Schritt des Assistenten das Kontrollkästchen <Nicht gedruckte Belege ausweisen> aktivieren und eine Selektion der Datensätze, welche in das Finanzbuchhaltungsprogramm übergeben werden sollen, durchführen.
Bei Aktivierung des Kontrollkästchen <Nicht gedruckte Belege ausweisen> werden auch jene Belege in das Finanzbuchhaltungsprogramm übergeben, die noch nicht gedruckt wurden und somit kein Druckkennzeichen erhalten haben.
Hinweis: Die Aktivierung dieses Kontrollkästchens kann dazu führen, dass Kunden am Mahnwesen teilnehmen, die den Beleg, der in das Finanzbuchhaltungsprogramm übergeben wurde, noch nicht erhalten haben. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, empfehlen wir Ihnen die nicht gedruckten Belege im Anschluss an die Übergabe in das Finanzbuchhaltungsprogramm zu drucken und an den Empfänger zu übermitteln.
Im unteren Bereich kann eine Selektion anhand des Belegdatums oder über die Belegnummer durchgeführt werden.
Der letzte Schritt ermöglicht eine zusätzliche Auswertung über den Erlöscodenachweis und/oder über den Kostenstelle-/trägernachweis, sofern diese Kontrollkästchen aktiviert werden
Im Anschluss wird festgelegt, an welches Finanzbuchhaltungsprogramm die Übergabe erfolgen soll. Wenn das Kontrollkästchen <Belegbuchung durchführen> aktiviert wird, werden die Belege nicht nur Übergeben, sonder auch automatisch gebucht.
Durch Betätigung der Schaltfläche <Fertigstellen> erfolgt die Übergabe in das Finanzbuchhaltungsprogramm.
•Archivdruck
Mit Hilfe des Archivdrucks können Belege nochmals in ein Finanzbuchhaltungsprogramm übergeben werden, die im AEVO® ERP- System bereits geschlossen sind.
Dazu können Sie im ersten Schritt des Assistenten ein Archiv anhand des Druckdatums auswählen.
Der zweite Schritt ermöglicht wiederum eine Selektion der Datensätze anhand des Belegdatums und/oder über die Belegnummer.
Im dritten und letzten Schritt kann eine zusätzliche Auswertung anhand des Erlöscodenachweises und/oder des Kostenstelle-/Kostenträgernachweises durchgeführt werden.
Der untere Bereich dient zur Auswahl des Finanzbuchhaltungsprogramms, das mit Hilfe des Drop-Down-Liste ausgewählt werden kann.
Sofern das Kontrollkästchen <Belegbuchung durchführen> aktiviert ist, werden sämtliche Belege nach der Übergabe automatisch gebucht.
•Rechnungsexport im PDF Format
Wenn dieser Punkt aktiviert ist, werden alle betroffenen Belege als einzelne PDFs in Ihrem allgemeinen Dokumentenordner unter <Rechnungsausgangsbuch> abelegt.
Hinweis: Dieser Punkt steht für den <unverbindlichen> sowie dem <Archivdruck> zur Verfügung.