Über den Punkt <Grundlagen/Zusatzpakete/OP-Verwaltung> werden die Grundeinstellungen für die Offene Posten Verwaltung festgelegt.
•Einstellung
Im Bereich Einstellungen werden die Grundeinstellungen für die Offenen Posten Verwaltung definiert.
Anzahl der Mahnstufen |
In diesem Bereich legen Sie fest, wie viele Mahnstufen Sie haben möchten. |
Höchste Mahnstufe |
Hier legen Sie die höchste Mahnstufe fest, welche Sie Kunden anbieten möchten, es können bis zu 99 Mahnstufen verwendet werden Hinweis: Die am häufigsten verwendete Mahnstufe ist Drei. Sie besteht aus einer Zahlungserinnerung, einer ersten Mahnung und einer zweiten Mahnung. Sollte eine Mahnung in diesem Fall die 4.Stufe erreichen, würde diese im Mahnlauf nicht mehr auftauchen. |
OP Vorschlag bis Mahnstufe |
Hier können Sie festlegen, bis zu welcher Mahnstufe Sie die Offenen Posten des Kunden in der OP- Verwaltung angezeigt bekommen möchten. |
Mahnrhythmus in Tage |
In diesem Bereich können Sie festlegen, in welchem Rhythmus Sie ihre Kunden mahnen möchten. |
Mahnmindestbetrag in EUR |
Bei dem Mahnmindestbetrag legen Sie fest, ab welchem Betrag ein Kunde gemahnt wird. Wenn Kunden einen offenen Betrag haben, welcher unter dem Mahnmindestbetrag liegt, werden diese nicht gemahnt. |
Mahnvorlauftage |
In diesem Bereich legen Sie die Mahnvorlauftage fest, welche Sie Ihren Kunden gewähren möchten. |
Zinsberechnung ab |
In diesem Punkt legen Sie fest, ab welcher Mahnstufe die Verzugszinsberechnung starten soll. Hinweis: Mahnspesen werden nicht mit den Offenen Posten gehandhabt da es keine Erlöse sind bzw. auch nur über Gerichtliche Klage durchführbar sind. Die Spesen sind Zuschläge und werden bei Bezahlung einfach per Zahlungsausgang im Nachhinein ausgeglichen mit dem Text <Zinssatz Mahnspesen>. |
Zinssatz in % |
Der hier definierte Zinssatz wird zur Berechnung der Verzugszinsen herangezogen. |
Debitorengutschrift vorschlagen |
Durch Aktivierung diese Kontrollkästchens, werden bei Kunden auch Gutschriften in der Offenen Posten Verwaltung vorgeschlagen. |
OP`s durch Referenzen ausgleichen |
Sollen Offene Posten durch Referenzen ausgeglichen werden, muss dieses Kontrollkästchen aktiviert werden. |
•Mahngebühren
In diesem Einstellungsbereich legen Sie fest, welche Mahngebühren zu den dazugehörigen Mahnstufen in EUR anfallen.
Die Mahnstufen werden vom System automatisch angelegt, die Anzahl wird durch die Option <Anzahl der Mahnstufe> im Bereich <Einstellungen> vorgegeben.
Durch einen <Doppelklick> in die Spalte <Gebühr> können Sie diese individuell anpassen.
•Mahntexte
Unter der Rubrik <Mahntexte> werden die gewünschten Texte hinterlegt, welche auf den Mahnungen angedruckt werden.
Mit den Schaltflächen <Übernehmen> werden Änderungen gespeichert, über <Löschen> können Sie bestehende Texte in den Bereichen <Text vor der OP-Auflistung> und <Text nach der OP-Auflistung> entfernen.
Über die Schaltfläche <Platzhalter> besteht die Möglichkeit Platzhalter im Text zu verwenden die automatisch vom System befüllt werden wie z.B. das aktuelle Datum.
Folgende weitere Möglichkeiten gibt es:
Mahnstufe |
Im Bereich Mahnstufe wählen Sie aus, für welche Mahnstufe Sie einen Text definieren möchten. Für jede Mahnstufe können Sie unterschiedliche Texte hinterlegen. |
Sprache |
Bei der Sprachauswahl besteht die Möglichkeit, in unterschiedlichen Sprachen Mahntexte zu hinterlegen. So können Sie z.B. in Deutsch und Englisch Mahntexte hinterlegen. |
Überschrift |
Die Überschrift definiert die Betitelung Ihrer Mahnung. Somit können Sie z.B. Ihre erste Mahnung als Zahlungserinnerung und Ihre zweite Mahnung als 2. Mahnung betiteln. |
Standardbriefanrede |
Die Standardbriefanrede legt fest, wie Sie Ihre Kunden anschreiben möchten. Hinweis: Die Standardbriefanrede lautet meist: Sehr geehrte Damen und Herren! |
Text vor der OP-Auflistung |
Hier hinterlegen Sie Ihren Text, der vor der offenen Posten Aufstellung angedruckt werden soll. Hier bieten wir Ihnen die Zusatzfunktion <Platzhalter> an. Mit dieser Funktion können Sie z.B. automatisch Ihren Firmenwortlaut, die Zahlungsfrist und den zuständigen Bearbeiter (der Benutzer, der die Mahnungen erstellt) automatisch vom System hinzufügen lassen. |
Text nach der OP-Auflistung |
In diesem Bereich legen Sie fest, welcher Text nach der offenen Posten Aufstellung als Abschluss angedruckt werden soll. Auch in diesem Bereich steht Ihnen die Funktion <Platzhalter> zu Verfügung. |
•E-Mailtexte
Ihr AEVO® ERP-System ermöglicht es Ihnen, bequem Mahnungen auch via Mail zu versenden.
Dazu muss nur eine gültige E-Mailadresse im Lieferanten- bzw. Kundenstamm hinterlegt sein.
In der Rubrik <E-Mailtext> können Sie vordefinierte Texte hinterlegen, welche im versendet werden sollen.
Sie können unter der Drop-Down-Liste <Sprache> auswählen, welche Texte der dazugehörigen Sprache zugeordnet werden sollen.
Durch eine Klick auf die Schaltfläche <Übernehmen> wird Ihr gewünschter Text übernommen, oder durch einen Klick auf die Schaltfläche <Löschen> gelöscht.
•Buchungstexte
Unter der Rubrik <Buchungstexte> können Sie hinterlegen, wie die Buchungstexte in der OP- Verwaltung definiert werden sollen.
Unter den Punkten Zahlungseingang, Zahlungsausgang und Verrechnung finden Sie bereits vordefinierte Texte, welche Ihren Bedürfnissen angepasst werden können.
Vordefiniert sind folgende Texte:
Buchungstexte |
zu definierende Buchungstexte |
Zahlungseingang |
Zahlungseingang |
Zahlungsausgang |
Zahlungsausgang |
Verrechnung |
Automatische Verrechnung |
Beispiel: Sie geben in der Offenen Posten Verwaltung eine Zahlung an einen Kreditor ein. Da die Zahlung an einen Kreditor ein Zahlungsausgang ist, muss der zu Betrag mit einem Minus gekennzeichnet werden.
Somit wird Ihnen automatisch der Buchungstext <Zahlungsausgang> vorgeschlagen.
•Info
Werden in einem Zeitraum des aktuellen Geschäftsjahres offenen Posten mit der selbigen OP-Nummer gefunden, so werden diese zu einem offenen Posten zusammengefasst.
In den OP-Details sind alle zugehörigen Belege ersichtlich. Das Kriterium der Zusammenführung der offenen Posten ist das Belegdatum im Zeitfenster des Geschäftsjahres.