Bildung der Grundlagen > Grundlagen > Mandanteneinstellungen

Nach erfolgreicher Anlage eines neues Geschäftsjahres können die Grundeinstellungen vorgenommen werden.

Über <Grundlagen/Mandanteneinstellung> öffnet sich ein Menüfenster, dass in mehrere Rubriken unterteilt ist.

•Allgemein

Unter der Rubrik <Allgemein> können Sie allgemeine Firmeninformationen, wie Anrede, Mandant, Adresse, Telefon, Telefax, E- Mail, Sprache, Eigenwährung, EU-Mitgliedstaat und - Nummer hinterlegen. Diese Informationen werden somit z.B. auf Ihren Belegen automatisch angedruckt.

•Details

Unter <Details> ist es möglich, weitere Informationen über Ihre Firma zu hinterlegen. Diese sind die Kontonummer, Bankleitzahl, IBAN- Nummer und den BIC/SWIFT- Code.

Ebenso können Sie Ihre Gläubiger ID im Bereich für das Lastschriftverfahren, ihr zuständiges Finanzamt,ihre GLN-Nummer (Global Location Number), ihren Steuerberater und ihre Steuernummer hinterlegen.

Über die Schaltfläche <Geschäftsbedingungen> können Sie rasch ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzufügen und hinterlegen.

Des Weiteren wird im Feld <Dokumentenordner>der Pfad für den Dokumentenordner hinterlegt. Sämtliche Dokumente die sie im AEVO® ERP-System ablegen, werden somit in einem Ordner gespeichert.

•Formatierung

Hier haben Sie die Möglichkeit die Formatierung für die Nummernkreise der Stammdaten und der Bewegungsdaten zu hinterlegen.

Über die Punkte <Stammdaten> und <Bewegungsdaten> können Sie zwischen den Bereichen wählen.

Beispiele: Kundenstammblatt: D#####, Einkaufsbeleg: 2021-#####

Hinweis: Die Formatierung kann nach einer Neuanlage eines Datensatzes nicht mehr verändert werden!

•Kennzeichen

Unter der Rubrik <Kennzeichen> können Sie Einstellungen bezüglich der Auftragsabwicklung, dem Bestellwesen und der Stammdaten festlegen.

Durch einen Klick auf die Drop-Down-Liste können Sie entscheiden, in welchem Bereich Sie Einstellungen vornehmen möchten. Durch einen Klick auf das gewünschte Kontrollkästchen werden Ihre Einstellungen gespeichert.

Die zutreffenden Einstellungen werden nachfolgend vorgestellt.

Stammdaten

EAN- Prüfung aktivieren	Wird die EAN- Prüfung aktiviert, findet bei jeder Eingabe eine Überprüfung statt. Somit wird automatisch überprüft, ob der eingegeben EAN- Code den Richtlinien entspricht. Sollte dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert sein, können sie eine EAN- Nummer nach freier Wahl vergeben.
EAN- Vergabe (Variable Güter) bei <Bearbeiten/Neu> im Artikelstamm	Bei der Neuanlage von Artikeln wird automatisch ein EAN- Code generiert.
Freie Nummer im Artikelstammblatt bei <Bearbeiten/Neu> ausgeben	Bei der Neuanlage von Artikeln wird automatisch eine neue Kundennummer vergeben. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert haben, müssen Sie eigenständig bei jedem neuen Artikel eine Kundennummer hinterlegen.
Freie Nummer im Kundenstammblatt bei <Bearbeiten/Neu> ausgeben	Bei der Neuanlage von Kunden wird automatisch eine neue Kundennummer vergeben. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert haben, müssen Sie eigenständig bei jedem neuen Kunden eine Kundennummer hinterlegen.
Freie Nummer im Lieferantenstammblatt bei <Bearbeiten/Neu> ausgeben	Bei der Neuanlage von Lieferanten wird automatisch eine neue Kundennummer vergeben. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert haben, müssen Sie eigenständig bei jedem neuen Lieferanten eine Kundennummer hinterlegen.
Datanormerkennung im Lieferantenstamm automatisieren	Dadurch wird die Datanormkennung bei einem Datanormimport im Lieferantenstamm aktualisiert. Diese wird bei automatisch bei der Artikelnummer angehängt.

Auftragsabwicklung

Artikelmemo anzeigen bei Belegbearbeitung	Wenn Sie bei einem Artikel ein Memo hinterlegt haben, erscheint dieses in einem Fenster sobald Sie diesen Artikel bei der Belegverarbeitung eingeben.
Autostart des Belegassistenten bei unerledigten Belegen	Sollten zu einem Kunden bereits offene Aufträge bestehen, macht dieser Assistent Sie darauf aufmerksam und ermöglicht Ihnen die Entscheidung einen neuen Auftrag zu erstellen, oder ihn zu einem bestehenden zu verknüpfen.
Erledigungskennzeichen für Belege aktivieren	Durch aktivieren dieses Kontrollkästchens besteht die Möglichkeit manuell Aufträge auf <Erledigt> zu setzen. Somit scheinen nicht angenommene Aufträge unter der Ansicht <Erledigt> auf.
Belegsperre bei DB- Grenzwertunterschreitung	Bei Artikelgruppen besteht die Möglichkeit einen Deckungsbeitrag zu hinterlegen. Sollten Sie bei einer Artikelgruppe einen Deckungsbeitrag hinterlegt haben und ist dieser in der Auftragsabwicklung zu gering, erscheint eine Meldung, welche Sie darauf aufmerksam macht, dass der Deckungsbeitrag den Grenzwert unterschritten hat. Der Beleg wird in so einem Fall nicht gespeichert.
Mögliche belegstatistische Verkettungen bei Referenzbelegen	Wenn in einem Folgebeleg (z.B. Lieferschein) eine neue Position manuell hinzugefügt wird, kann diese mit einer bestehenden Position des Auftrages verkettet werden, sofern sie die gleiche Artikelnummer besitzt. Das ermöglicht bei der Abrechnung eine kumulierte Darstellung von gleichen Artikeln.
Artikelstückliste andrucken	Wenn Sie z.B. bei einer Rechnung eine Artikelstückliste erstellen und diese mit allen Position am Beleg angedruckt werden soll, müssen Sie hier das Kontrollkästchen aktivieren.
Textposition bei Restmengenermittlung übernehmen	Sind bei einem Auftrag Textpositionen hinterlegt, werden diese in einem Referenzbeleg wie z.B. Lieferschein übernommen.
Valutadatum als Belegdatum übernehmen	Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens, wir automatisch das Wertstellungsdatum als Belegdatum angedruckt.
Artikelvarianten darstellen bei Belegverarbeitung	Wenn Sie Artikelvarianten in Verwendung haben, wird durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens ein Fenster bei der Belegverarbeitung angezeigt, welches Ihnen eine Auswahl der unterschiedlichen Artikel ermöglicht.
EK- Preislistenaktualisierung bei Restmengenermittlung	Bei der Erstellung eines Folgebeleges (z.B. Übernahme in Rechnung) wird der (in den Grundlagen ausgewählte) Einkaufspreis aus dem Artikelstammblatt ausgelesen sowie im Beleg aktualisiert und für die Roherlösberechnung verwendet.
Kunden-/Artikeleinzelpreishistorie anzeigen bei Belegverarbeitung	Durch Aktivierung dieser Einstellungsmöglichkeit, wird Ihnen die Artikel- und Kundeneinzelpreishistorie angezeigt. Bsp: Der Preis eines Artikels hat sich am 1.1.2011 von €0,15 auf €0,20 geändert. Wenn Sie diesen Artikel in der Auftragsabwicklung verwenden, erscheint ein Fenster, welches Ihnen die Preishistorie anzeigt.
Kundenmemo anzeigen bei Belegverarbeitung	Wenn Sie bei einem Kunden ein Memo hinterlegt haben, erscheint dieses in einem Fenster sobald Sie diesen Kunden bei der Belegverarbeitung eingeben. Diese Memos sind oft hilfreich, das sie wichtige Informationen hinterlegen können.
Lieferscheindruck bei Direktrechnung	Wenn Sie eine Direktrechnung erstellen, wird automatisch ein Lieferschein mit generiert und ausgedruckt.
Meldung wenn Gültigkeit eines Angebotes abgelaufen ist	Es erscheint eine Meldung, wenn die Gültigkeitsdauer eines Angebotes überschritten ist.
OP- Auskunft anzeigen bei Belegverarbeitung	Wenn Sie die Offene Posten Verwaltung nutzen, können Sie hier die Einstellung treffen, ob bei Kreditoren und Debitoren die offenen Posten, welche Sie bereits erfasst haben, in der Belegverarbeitung angezeigt werden. Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens erscheint ein Fenster, welches Ihnen einen Überblick über die offenen Posten gibt.
Mitarbeitermemo anzeigen bei Belegverarbeitung	Wenn Sie bei einem Mitarbeiter ein Memo hinterlegt haben, erscheint dieses in einem Fenster sobald Sie diesen Mitarbeiter bei der Belegverarbeitung eingeben.
Textbausteine kopieren bei Belegübernahme	Diese Einstellung bewirkt, dass wenn diese aktiv ist, die Textbausteine aus der Belegherkunft (b.B.: Angebot in Auftrag) wie Kopftext, Fußtext und Schlusstext immer komplett übernommen werden.
Staffelpreise anzeigen bei Belegbearbeitung	Wird dieses Kennzeichen aktiviert, werden sofern vorhanden, Staffelpreise zum jeweiligen Artikel zur Auswahl gestellt.
Automatische Projektvergabe bei Aufragserstellung	Wird dieses Kennzeichen aktiviert, so wird bei jeder neuen Auftragsbestätigung ein Projekt erstellt und mit dieser Verbunden. Bei einer Wiederbearbeitung eines bestehenden Auftrages ohne Projekt ist diese Funktion jedoch ohne Wirkung.

Bestellwesen

Artikelmemo anzeigen bei Belegverarbeitung	Wenn Sie bei einem Artikel ein Memo hinterlegt haben, erscheint dieses sobald Sie diesen Artikel im Bestellwesen eingeben.
Autostart des Belegassistenten bei unerledigten Belegen	Wenn es zu einem Lieferanten offene Aufträge gibt, macht Sie dieser Assistent darauf aufmerksam und ermöglicht Ihnen die Entscheidung einen neuen Auftrag zu erstellen, oder ihn zu einem bestehenden zu verknüpfen.
Erledigungskennzeichen für Belege aktivieren	Hiermit wird Ihnen ermöglicht, manuell Aufträge auf <Erledigt> zu setzen Somit scheinen nicht angenommene Aufträge unter der Ansicht <Erledigt> auf.
Lieferantenmemo anzeigen bei Belegverarbeitung	Wenn Sie bei einem Lieferanten ein Memo hinterlegt haben, erscheint dieses sobald Sie diesen Kunden im Bestellwesen eingeben.
Mögliche belegstatistische Verkettung bei Referenzbelegen	Wenn in einem Folgebeleg (z.B. Lieferschein) eine neue Position manuell hinzugefügt wird, kann diese mit einer bestehenden Position des Auftrages verkettet werden, sofern sie die gleiche Artikelnummer besitzt. Das ermöglicht bei der Abrechnung eine kumulierte Darstellung von gleichen Artikeln.
OP-Nummer als Belegnummer übernehmen	Soll die Offene Posten- Nummer als Belegnummer übernommen werden, muss dieses Kontrollkästchen aktiviert werden.
Textposition bei Restmengenermittlung übernehmen	Sind bei einem Auftrag Textpositionen hinterlegt, werden diese in einem Referenzbeleg wie z.B. Lieferschein übernommen.
Valutadatum als Belegdatum übernehmen	Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens, wir automatisch das Wertstellungsdatum als Belegdatum angedruckt.
Lieferanten- EK aktualisieren	Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird automatisch der Einkaufspreis im Artikelstammblatt aktualisiert. Ansonsten muss er manuell gepflegt werden.
Textbausteine kopieren bei Belegübernahme	Diese Einstellung bewirkt, dass wenn diese aktiv ist, die Textbausteine aus der Belegherkunft (b.B.: Angebot in Auftrag) wie Kopftext, Fußtext und Schlusstext immer komplett übernommen werden.
Staffelpreise anzeigen bei Belegbearbeitung	Wird dieses Kennzeichen aktiviert, werden sofern vorhanden, Staffelpreise zum jeweiligen Artikel zur Auswahl gestellt.

Barverkauf

Kundenmemo anzeigen bei Belegbearbeitung

Ist dieses Kennzeichen aktiviert besteht die Möglichkeit, das Kundenmemo in der Erfassung einzublenden. Diese Funktion gilt für beide Erfassungsmodelle, Touch und Klassisch.

•Firmenlogo

Um Ihr Firmenlogo hinterlegen zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche <Hinzufügen>.

Ihr Firmenlogo wird danach in der Auftragsabwicklung und im Bestellwesen auf z.B. Angeboten, Aufträgen, Bestellungen, etc. angedruckt.

Zusätzlich wird es auch auf Listen und Auswertungen hinzugefügt.

Über die Schaltfläche <Löschen> können Sie ihr Firmenlogo entfernen. Ebenso kann das Logo über die Schaltfläche <Exportieren> und <Kopieren> gespeichert und kopiert werden.

•AGB

Im Bereich <AGB> können Sie Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen in verschiedenen Sprachen hinterlegen. Diese können beim Druck von Verkaufsbelegen (z.B.: Auftragsbestätigungen) mit ausgegeben werden.

Neben dem Begriff <Sprache> haben Sie die Möglichkeit per Drop-Down-Liste zu wählen, welche Sprache Sie bearbeiten bzw. einfügen wollen. Je nachdem welche Sprache beim Kunden hinterlegt wurde, werden die dafür von Ihnen hinterlegten Texte verwendet.

Im Bereich <Überschrift> können Sie die Überschrift nach Ihrem belieben bearbeiten.

Im Bereich <Text> können Sie den gewünschten AGB-Text hinterlegen bzw. bearbeiten.

Die Schaltfläche <Speichern> dient zum abspeichern der hinterlegten Texte, mit der Schaltfläche <Löschen> können Sie diesen gegebenenfalls auch entfernen.

•Diverse

Negative Lagerbestände zulassen	Hier können Sie auswählen, ob sie negative Lagerbestände in der Lagerhaltung zulassen möchten. Sollten Sie hier <Nicht Zulässig> gewählt haben, erscheint automatisch eine Fehlermeldung am Bildschirm, welche Ihnen mitteilt, dass Sie den gewünschten Artikel nicht auf Lager haben.
Roherlösberechnung mit	Bei der Anlage eine Geschäftsjahres können Sie hier auswählen, wie Ihr Roherlös berechnet werden soll.
E-Mail Konfiguration	Dieser Bereich dient zur Konfiguration Ihres E-Mailprogrammes mit dem AEVO® ERP- System. Sollten Sie einen anderen auf Microsoft basierenden Mailclient, außer Microsoft Outlook, in Verwendung haben, wählen Sie hier die Einstellung <e- Mailprogramm (MAPI).
Sammelrechnung Lieferscheinreihung	In diesem Punkt wird festgelegt, nach welchem Prinzip Sie eine Sammelrechnung sortieren möchten. Sie können Sich entscheiden, ob die Sortierung nach Belegdatum oder Belegnummer erfolgen soll.
Warnung ab einer Auslastung in % (SBE)	Sollten Sie Besitzer einer Small Business Edition sein, können Sie hier festlegen, nach welchem prozentualen Verbrauch Ihrer Belege, eine Meldung angezeigt wird, die Sie auf den Verbrauch der Belege aufmerksam macht.
Angebot - Gültigkeit in Tagen	Hier definieren Sie, wie lange Ihre Angebote an Gültigkeit in Tagen besitzen.
Warnung ab Bildgröße in Byte	Bilder, welche eine hohe Bildgröße haben, beeinflussen Ihre Rechnerleistung spürbar. In diesem Bereich wird festgelegt, aber welcher Bildgröße eine Warnung angezeigt wird, die Sie darauf aufmerksam macht, dass die Bildgröße nicht den Standardwerten Ihres Unternehmens entspricht. Tipp: Eine Bildgröße von 45.000 Byte ist qualitativ ausreichend und garantiert einen rasche Verarbeitung Ihrer Vorgänge.
Mandantenkennwort	Zum Schutz Ihres Mandanten können Sie hier ein Mandantenkennwort vergeben. Diese Funktion erhöht die Datensicherheit und kann den Einblick zu sensiblen Firmendaten verhindern.
Belegvorbereitung Kunde	In diesem Bereich können Sie einen Kunden hinterlegen, der automatisch beim Öffnen in der Belegvorbereitung im Bereich der Auftragsabwicklung hinterlegt wird.
Schwellwert Stücklistenrundungsdifferenz	Sollte eine Rundungsdifferenz in einem Beleg den hier hinterlegten Schwellwert übersteigen, bekommen Sie eine Hinweismeldung. Hinweis: In einer Stückliste muss mindestens ein hinterlegtes Element einen Verkaufspreis beinhalten, da es sonst zu hohen Rundungsdifferenzen kommen kann.
Sammelkostenstelle	Kann eine Kostenaufteilung nicht einer eindeutigen Kostenstelle zugeordnet werden, wird dieser Betrag automatisch auf die hier definierte Sammelkostenstelle gebucht.
Sammelkostenträger	Auf den hier definierten Sammelkostenträger werden alle Beträge, welche auf keinem Kostenträger verteilt wurden, gebucht.
Kostenstelle für Inventurdifferenzen	In diesem Einstellungsbereich legen Sie fest, auf welche Kostenstelle Inventurdifferenzen gebucht werden.
Kostenträger für Inventurdifferenzen	Hier definieren Sie den Kostenträger für die Inventurdifferenz.